Florence
Gillet-Goinard
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Système intégré QSE

Faut il jeter à la poubelle nos manuels QSSE ?

La version 2015 de la  norme ISO 9001 l'affirme : il n'est plus exigé pour être certifié, de présenter  un  manuel qualité comme cela était le cas dans les versions précédentes du référentiel (88-94-2000-2008)
Bonne nouvelle ou pas ? Doit –on dès lors.supprimer ce document de votre système documentaire ?

Répondre à ces questions nous amène à se demander en amont : quelle est l'utilité d'un manuel Qualité .?..
(Rappelons que les référentiels Environnement et Santé-Sécurité (ISO 14001 et OHSAS) n'ont jamais exigé ce type de document)

Un manuel Qualité Santé-Sécurité et/ou environnement est un document  important qui trouve naturellement une place clé au sein d'un système de management QSSE. Il donne une vue d'ensemble du système, permet à chacun de comprendre comment est managée la qualité, la santé-Sécurité et/ou l'environnement au sein de l'entreprise : les objectifs visés, les responsabilités partagées, la maitrise des 5 M (main d'œuvre, achats, production, infrastructure, méthode....)

Dans le cadre de la qualité il répond à 5 questions clés : comment vous assurez-vous du traitement efficace d'une demande client?,  comment assurez-vous le zéro défaut en conception, en production, en livraison, aux achats ...?

Plus concrètement, votre manuel  permet :
-à vos  clients d'évaluer rapidement votre système de management qualité-Santé/sécurité et/ou Environnement. Il  est conçu alors pour valoriser la démarche, pour rassurer vos clients sur votre capacité à satisfaire leurs attentes tout en protégeant vos salariés et dans un souci permanent de réduction de vos impacts environnementaux. Le document est important et à fort enjeu, c'est une communication claire, simple qui intègre  une présentation de l'entreprise, des produits, des photos, quelques schémas...
Un document clé qui peut être très utile lors d'une réponse à un appel d'offre mais  évitons la plaquette de 4 pages trop générale et trop « technique »
-aux collaborateurs de l'entreprise de visualiser ce qui est mis en œuvre dans leur entreprise, dans les métiers, d'en comprendre le sens .Le manuel devient alors une aide précieuse pour faciliter l'intégration de chacun dans le système de management QSSE et découvrir le rôle de chacun
-aux auditeurs externes d'examiner comment votre entreprise répond aux principales exigences des référentiels choisis. Le manuel devient alors une véritable réponse structurée, technique  aux exigences du référentiel.
-à la direction, aux managers de l'entreprise d'affirmer leur engager, de formuler leurs objectifs et de clarifier les responsabilités. Le manuel est bien sur un outil de communication important  pour la direction

Ces objectifs variés rendent le challenge compliqué.
Réaliser un manuel qui soit clair à la fois pour la direction, les clients, les collaborateurs et les auditeurs externes n'est pas chose facile. C'est un travail de fond  à réaliser avec le service communication quand il existe..
Il s'agit d'oublier le langage ISO,  d'expliquer simplement les bonnes pratiques de l'entreprise , de les valoriser

Aujourd'hui les modes de réalisation du manuel qualité rendent l'exercice passionnant. Oublions les documents word tristes...intégrons dans le manuel des liens hypertextes pour aller plus loin, des vidéos pour faire témoigner des personnes, montrer l'utilisation du produit, visualiser les lignes de production.

Au final, OUI il est important de conserver le manuel qualité (ou QSSE..) d'en faire un vrai outil de communication, de valorisation du système de management adapté à tout public!

A vous de jouer !!!

QUEL SENS DONNEZ VOUS A LA CERTIFICATION ?

Face à la Certification ISO 9001 , 14001 ou autre, les entreprises optent pour des attitudes très différentes refus, papier, système ou démarche globale de progrès

  • L'option "refus" est celle des entreprises qui ne perçoivent pas la valeur ajoutée d'une certification. Elles choisissent de construire un système adapté, conforme ou non à un référentiel mais sans la validation finale par un organisme certificateur. La norme est alors souvent considérée non pas comme une finalité mais comme un simple outil.
    Sur le terrain on le constate : OUI on peut être efficace sans être certifié!
  • L'option "papier" Dans ce cadre,  ce qui est important pour les directions d'entreprises c'est le certification à afficher dans l'entrée de l'établissement . Peut importe ce qui est mis en place, compte juste le résultat: l'obtention de la certification. Elles cherchent la forme et non le fond.
    Souvent, les systèmes de management ne sont pas faciles à maintenir au delà de la certification.
  • L'option "système". les entreprises dans cette optique focalisent sur la construction d'un système global qui peut être souvent très (trop) éloigné des problématiques opérationnelles.
    Un système centré sur les processus qui oublie parfois les clients, le produit ." Penser global" oui mais  sans oublier le " agir local"
  • L'option " amélioration continue". Une démarche mature qui vise avant tout l'amélioration continue de la satisfaction des clients. La certification ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 ou autre  devrait être en effet la validation finale de la mise en place d'un système de management pragmatique, apportant des réponses concrètes aux clients et aux opérationnels.
    La norme est ici utilisée comme un outil structurant . Et les audits permettent de progresser régulièrement. Le regard de l'audit externe, celui du certification apporte pour ces entreprises un plus, une prise de recul sur son métier..


    Alors et vous qu'avez vous choisi???

Le QSSE : une approche pour la RSE ?

Les systèmes qualité  Qualité-Santé-Sécurité-Environnement est indéniablement une voie pour aborder la RSE (Responsabilité Sociétale des entreprises). Ce mode de management qui assure la déploiement des principes du développement durable dans l'entreprise trouve en effet ses bases dans  une démarche qui vise le respect des clients, la santé-sécurité des salariés et la réduction des impacts environnementaux..
Ce n'est pas ,bien sur, la seule approche possible..
Certaines entreprises choisissent  la réglementation : obligées d'élaborer ,par exemple, un reporting RSE ou un bilan carbone ,elles  continuent cette logique en cherchant au delà  des constats à valoriser leurs actions en engager de réelles actions sociétalement responsables.
D'autres le font sous la pression de leurs clients..Face à une demande de plus en plus forte, elles décident de s'engager pour présenter à leurs clients  une démarche responsable et garantir ainsi une évaluation
encore aborde la RSE sous l'angle de l'offre. Faisant le choix  de repenser leur offre, elle profite des nouvelles évolutions des marchés  pour saisir des opportunités  et concilier RSE et économie.
Une autre approche est celle parties prenantes, ...Appliquant un des principes clés de la RSE, ces entreprises choisissent de ne s'engager qu'après avoir compris les attentes de leurs parties prenantes. Les besoins de ces entités guident alors leur action.

Enfin, il y a toutes les entreprises  qui plutôt que démarrer une démarche parfois trop globale ou superficielle, décident de construire dans un premier temps un système de management Qualité-Santé-sécurité-Environnement et d'assurer ainsi des fondements solides à leur RSE.
Cette façon d'opérer correspond à une volonté d'aborder la RSE  dans une logique du pas à pas. Construire un système de management QSSE est effectivement une base indispensable  qui garantit des bases pour rebondir et aller plus loin. Mais comment aborder les trois composantes de la RSE : économie, respect de l'environnement et engagement social sans  rechercher en premier la fidélisation des clients, la santé -sécurité des salariés et la réduction des impacts environnementaux de ses activités..
Construire un système de management QSSE aide  plus globalement les entreprises à appréhender  les principes de prévention et d'amélioration continue dans un démarche collective et participative..
Le QSSE évite souvent le green washing, une RSE qui vise plus à "impressionner" qu'à être source réelle de valeur ajoutée pour les parties prenantes..
C'est donc naturellement une voie d'évolution pour les Responsables QSSE qui veut aller plus loin ..
Un beau challenge en perspective ...