Florence
Gillet-Goinard
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Système intégré QSE

Faut il jeter à la poubelle nos manuels QSSE ?

La version 2015 de la  norme ISO 9001 l'affirme : il n'est plus exigé pour être certifié, de présenter  un  manuel qualité comme cela était le cas dans les versions précédentes du référentiel (88-94-2000-2008)
Bonne nouvelle ou pas ? Doit –on dès lors.supprimer ce document de votre système documentaire ?

Répondre à ces questions nous amène à se demander en amont : quelle est l'utilité d'un manuel Qualité .?..
(Rappelons que les référentiels Environnement et Santé-Sécurité (ISO 14001 et OHSAS) n'ont jamais exigé ce type de document)

Un manuel Qualité Santé-Sécurité et/ou environnement est un document  important qui trouve naturellement une place clé au sein d'un système de management QSSE. Il donne une vue d'ensemble du système, permet à chacun de comprendre comment est managée la qualité, la santé-Sécurité et/ou l'environnement au sein de l'entreprise : les objectifs visés, les responsabilités partagées, la maitrise des 5 M (main d'œuvre, achats, production, infrastructure, méthode....)

Dans le cadre de la qualité il répond à 5 questions clés : comment vous assurez-vous du traitement efficace d'une demande client?,  comment assurez-vous le zéro défaut en conception, en production, en livraison, aux achats ...?

Plus concrètement, votre manuel  permet :
-à vos  clients d'évaluer rapidement votre système de management qualité-Santé/sécurité et/ou Environnement. Il  est conçu alors pour valoriser la démarche, pour rassurer vos clients sur votre capacité à satisfaire leurs attentes tout en protégeant vos salariés et dans un souci permanent de réduction de vos impacts environnementaux. Le document est important et à fort enjeu, c'est une communication claire, simple qui intègre  une présentation de l'entreprise, des produits, des photos, quelques schémas...
Un document clé qui peut être très utile lors d'une réponse à un appel d'offre mais  évitons la plaquette de 4 pages trop générale et trop « technique »
-aux collaborateurs de l'entreprise de visualiser ce qui est mis en œuvre dans leur entreprise, dans les métiers, d'en comprendre le sens .Le manuel devient alors une aide précieuse pour faciliter l'intégration de chacun dans le système de management QSSE et découvrir le rôle de chacun
-aux auditeurs externes d'examiner comment votre entreprise répond aux principales exigences des référentiels choisis. Le manuel devient alors une véritable réponse structurée, technique  aux exigences du référentiel.
-à la direction, aux managers de l'entreprise d'affirmer leur engager, de formuler leurs objectifs et de clarifier les responsabilités. Le manuel est bien sur un outil de communication important  pour la direction

Ces objectifs variés rendent le challenge compliqué.
Réaliser un manuel qui soit clair à la fois pour la direction, les clients, les collaborateurs et les auditeurs externes n'est pas chose facile. C'est un travail de fond  à réaliser avec le service communication quand il existe..
Il s'agit d'oublier le langage ISO,  d'expliquer simplement les bonnes pratiques de l'entreprise , de les valoriser

Aujourd'hui les modes de réalisation du manuel qualité rendent l'exercice passionnant. Oublions les documents word tristes...intégrons dans le manuel des liens hypertextes pour aller plus loin, des vidéos pour faire témoigner des personnes, montrer l'utilisation du produit, visualiser les lignes de production.

Au final, OUI il est important de conserver le manuel qualité (ou QSSE..) d'en faire un vrai outil de communication, de valorisation du système de management adapté à tout public!

A vous de jouer !!!

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